書類整理術

 たまってきたさまざまな資料をどうやって整理するか。これは日常の業務でも趣味の分野においても大きなテーマだろう。もちろん、使いたいときに直ぐに利用できること、一定の様式に沿って整理されていること、だれでも資料のありかが分かること(共有化)は重要なポイントである。

 

 そこで、A4スタイルに大きさを統一し、しかも本棚でもキャビネットにおいても活用できる 書類整理術を紹介したい。実はこの方法、「A4革命・スーパー書類の整理術」という本に書いてあったものだが、やってみたら実に使いやすくすっきりさせることができた。*1*2

 

A4書類整理術とは

 さまざまな資料や書類は、その大きさもB5があればA4、A3などまちまちである。まず、考えられることはファイリング。これとて新聞の切抜きと同じように、たまってくると手を抜きがちになってくるわけだ。だんだん面倒になってくる。同じような経験を持っている人は多いと思う。

 

 そこでA4が入る封筒に、ただ書類を入れるだけの整理術なのだ。そしてこの封筒の表にキーワードを記入し、キーワードを五十音順に並べるだけ。

 

 具体的には、A4の書類が入る「角型2号」封筒を準備する。通称「角2」封筒は、新たに購入しなくとも書類や雑誌などが送られてくる郵便封筒としても一般的に使われているものだから、これらを再生利用してもいい。“しのご”はもっぱら、この廃物利用(?)をしている。

 
書類整理用封筒の作成
 

 次に封筒の左上にキーワード、作成日を記入するラベルを貼り付ける。書類のタイトル頭文字3文字を記入する。これがキーワードとなるわけだ。その下にタイトル、さらにその下に作成した年月日を記入する。このラベルは、PDFファイルでダウンロードできるようにしてあるので、自由にダウンロードして欲しい。

 

 ここでチョットしたテクニックがある。封筒の上を切る。これはA4が収まるキャビネットや高さが固定された本棚などは、A4サイズはきっちりと収まるようにはなっているが、封筒のように大きさに余裕がある場合には収まらない。だから、余分な部分を切る。

 

 ここまでできたら、キーワードに沿って書類を入れた封筒を五十音順に並べるだけ。五十音順に並べることにより、誰でもキーワードに沿った書類や資料を使用できる、共有できることになる。「A4革命・スーパー書類の整理術」には、警視庁の捜査資料を整理する方法としても利用されている事例が掲載されていた。つまり、1人の捜査官だけではなく他の捜査官も同じ書類や資料を使うことができることになる。

 

 超整理手帳で有名な野口悠紀雄氏は、五十音順ではなく押し出し方式を提唱している。押し出し方式とは、棚に並べたこのような封筒を新しい順番に右側から並べていく方法だ。そうすると、右側には常に現在進行中の書類があるわけで、古いものはどんどん左側へと移動していくことになる。1人で使う分には押し出し方式が効率的に思うが、複数の人数で 書類の共有化を図る場合には五十音式の方がよいと思う。

 

書類整理用封筒の作り方

 書類整理用封筒作りは面倒に思うかもしれない。でも、やってみるとちょうどいいヒマつぶしになる。1回に6枚の封筒ができるので、時間があるときに作っておくといい。面倒な作業でも、完成後の効果を考えると、ちっとも無駄な時間ではなかったことに気付くことだろう。

 
  • (1)まず、ラベルをダウンロードしてA4の用紙にプリントアウトする(下図参照)。どうせ裏面は糊などで貼り付けることになるので、コピーに失敗したA4用紙でも何でもかまわない。
 
まずはプリントアウト
 
  • (2)赤い矢印の部分には黄色い線があるので、その黄色い線に沿ってカッターで切り離す。
 
nolikk,黄色のガイドラインに沿って切り離す
 
  • 切り離すと、ラベルが完成する。
 
適当に切り離しても良い
 
ラベルの完成
 
  • (3)ラベルの真ん中から山折で二つ折りにしてから、角2封筒の左側にラベルを糊で貼り付ける。
 
ラベルを角2封筒へ貼り付け
 
  • ラベルを貼り付ける時の注意点として、位置合わのガイドラインとなる一番上の点線を、封筒のベロの折りに合わせて貼り付けること。
 
ガイドラインに沿ってラベルを貼り付け
 
  • (4)定規をあててガイドラインの点線に沿ってラベルもろともカッターで切る。その理由は、A4サイズに合わせて固定した高さの本棚やキャビネットに入らないから。このラインで切れはキチンと収まるはずだ。多分……。
 
ガイドラインに沿って切り離し
 
  • 上部の余白を切り取った後は、こうなる。
 
余白を切り離すとこうなる
 
  • めでたく完成すると、こうなる。
 
書類整理用封筒の完成
 
  • (5)ラベルへの記入方法は左図を参考。,砲廊△離織ぅ肇襪瞭文字3文字を記入する。この頭文字にしたがって、五十音順に封筒を並べていくことになる。△魯織ぅ肇詭召魑入、には作成した日付を記入する。
    なお、作成後5年を経過した書類は再び使う可能性はないかもしれない。つまり、作成後5年以上過ぎたものは、封筒ごと捨ててしまえばいいことになる。もっとも、封筒の中身が資料等で保管の必要があるときには、もちろんそのまま保管しておく。これは、それぞれによって異なるわけだから、いつ処分すべきかは作成者の判断による。
 
ラベルへの記入方法
 

ラベルダウンロード

 ラベルはPDFファイル。

 

ラベル/PDF(zip圧縮)

 

コメント

コメントをどうぞ


  • え〜、山根一眞氏の著書のパクリといわれればそれまでなんですが、この方法は絶対にお勧めです。 -- しのご 2006-10-17 (火) 17:13:15
  • すばらしい!こんな方法を探していました。早速やってみます。素敵な方法を教えてもらい感謝です。 -- なごやん? 2008-01-19 (土) 14:35:22
  • なごやんさん、コメントありがとうございます。例えば、そこいらへんの紙片に書いたメモでも、そのテーマに関した封筒に入れておけば紛失の心配もなくなります。きちんとファイリングすればいいのですけど、文書の大きさもバラバラだと面倒です。また資料をCDとしてもらった場合も、封筒に入れておくと探す手間が省けます。 -- しのご 2008-01-19 (土) 15:55:15
  • 私も活用してます。あとは封筒の保管が一番大切ですね。 -- lin? 2009-04-26 (日) 22:34:02
  • linさん、コメントありがとうございます。長期保存の場合でも、そのまんまですね。でも、それぞれ条件は違うでしょうが、だいたいは数年も経過すると出番がなくなるので捨てちゃいます。はい。 -- しのご 2009-04-27 (月) 08:29:43



*1 参考資料:A4革命・スーパー書類の整理術、山根一眞&情報山根組、日本経済新聞社、1993-9
*2 2005年1月13日掲載

添付ファイル: filea4_seiri.zip 3310件 [詳細] filea4_no08.jpg 685件 [詳細] filea4_no07.jpg 661件 [詳細] filea4_no06.jpg 672件 [詳細] filea4_no05.jpg 673件 [詳細] filea4_no04.jpg 813件 [詳細] filea4_no03.jpg 667件 [詳細] filea4_tai_kirinuki.jpg 643件 [詳細] filea4_no02.jpg 1765件 [詳細] filea4_no01.jpg 729件 [詳細] filea4_fairu_kansei.jpg 2866件 [詳細]
トップ   編集 凍結 差分 バックアップ 添付 複製 名前変更 リロード   新規 一覧 検索 最終更新   ヘルプ   最終更新のRSS
Last-modified: 2009-12-13 (日) 16:27:46 (3284d)